Кадровый учет отражает факты движения сотрудников и размеры оплаты за виды работ. Кто такие сотрудники? Сотрудники - это физические лица, имеющие трудовые отношения с юридическим лицом, то есть заключившие трудовые договора. Трудовой договор и трудовые отношения регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Необходимо соблюдать правила, установленные Трудовым кодексом. Так же необходимо соблюдать Федеральные законы, Постановления и прочие законодательные нормативные акты по кадровому учету и расчету заработной платы.
Документы и локальные акты, необходимые для ведения кадрового учета:
- Положение об оплате труда
- Положение о премировании
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о персональных данных
- Согласия сотрудников на обработку персональных данных
- Положение о защите конфиденциальной информации
- Положение о дистанционной работе
- Положение об охране труда и противопожарной безопасности
- Положение о служебных командировках
- Штатное расписание
- Графики отпусков
- Графики работы
- Табеля учета рабочего времени
- Различные приказы
- Трудовые книжки
- Трудовые договоры
- Другие документы
У кадрового учета тоже есть принципы и они такие же, как у других видов учета. Например, принцип "прозрачность". Это значит что источники всех данных, которыми вы владеете в кадровом учете - должны быть понятны. Например, сумма заработной платы должна раскладываться на составные части так, чтобы было понятно что откуда берется. А значит, если вы используете персональные надбавки к должности, то эти надбавки должны быть прописаны как в трудовом договоре, так и в Положении об оплате труда.
Проверяющие инстанции, выписывающие штрафы за нарушения кадрового учета:
- Трудовая инспекция
- Роскомнадзор
- Роструд
- МЧС
Если в компании нет обязательных документов и Положений, то их нужно создать, то есть восстановить. Часто, для этого нужно восстановить учет последовательно. Не только написать Положения, но и осуществить прием, переводы, начисления и другие операции. Это делается через ввод информации в учетную систему последовательно, необходимые результаты распечатываются. Для грамотного ведения кадрового учета необходимо выбрать подходящее программное обеспечение. Своевременное и правильное ведение кадрового учета избавит компанию от штрафов за нарушения.