Автоматизация учета с нуля и восстановление

Налоговый учет, так же как и бухгалтерский, отражает факты хозяйственной деятельности, то есть свершившиеся события. Только на счетах не бухгалтерского учета, а на счетах налогового учета. Правила отражения фактов хозяйственной деятельности для расчета налогов установлены Налоговым кодексом.

Документы и локальные акты, необходимые для ведения налогового учета:

1. Учетная политика по налоговому учету
2. Книга доходов и расходов
3. Регистры налогового учета
4. Другие документы

Если в компании нет учетной политики и регистров налогового учета, то нарушается принцип прозрачности. Проверяющий орган, выписывающий штрафы за нарушения налогового учета это конечно же налоговая инспекция. В случае отсутствия в компании требуемых регистров или в случае, если учет доходов и расходов не ведется, то учет нужно восстановить. Это делается через ввод информации о хозяйственной деятельности в учетную систему последовательно, необходимые результаты распечатываются. Для грамотного ведения налогового учета необходимо выбрать подходящее программное обеспечение. Своевременное и правильное ведение налогового учета в соответствие с Законодательством избавит компанию от штрафов за ошибки.

Кадровый учет отражает факты движения сотрудников и размеры оплаты за виды работ. Кто такие сотрудники? Сотрудники - это физические лица, имеющие трудовые отношения с юридическим лицом, то есть заключившие трудовые договора. Трудовой договор и трудовые отношения регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Необходимо соблюдать правила, установленные Трудовым кодексом. Так же необходимо соблюдать Федеральные законы, Постановления и прочие законодательные нормативные акты по кадровому учету и расчету заработной платы.

Документы и локальные акты, необходимые для ведения кадрового учета:

1. Положение об оплате труда
2. Положение о премировании
3. Правила внутреннего трудового распорядка
4. Положение о персональных данных
5. Согласия сотрудников на обработку персональных данных
6. Положение о защите конфиденциальной информации
7. Положение о дистанционной работе
8. Положение об охране труда и противопожарной безопасности
9. Положение о служебных командировках
10. Штатное расписание
11. Графики отпусков
12. Графики работы
13. Табеля учета рабочего времени
14. Различные приказы
15. Трудовые книжки
16. Трудовые договоры
17. Другие документы

У кадрового учета тоже есть принципы и они такие же, как у других видов учета. Например, принцип "прозрачность". Это значит что источники всех данных, которыми вы владеете в кадровом учете - должны быть понятны. Например, сумма заработной платы должна раскладываться на составные части так, чтобы было понятно что откуда берется. А значит, если вы используете персональные надбавки к должности, то эти надбавки должны быть прописаны как в трудовом договоре, так и в Положении об оплате труда.

Проверяющие инстанции, выписывающие штрафы за нарушения кадрового учета:

1. Трудовая инспекция
2. Роскомнадзор
3. Роструд
4. МЧС

Если в компании нет обязательных документов и Положений, то их нужно создать, то есть восстановить. Часто, для этого нужно восстановить учет последовательно. Не только написать Положения, но и осуществить прием, переводы, начисления и другие операции. Это делается через ввод информации в учетную систему последовательно, необходимые результаты распечатываются. Для грамотного ведения кадрового учета необходимо выбрать подходящее программное обеспечение. Своевременное и правильное ведение кадрового учета избавит компанию от штрафов за нарушения.

Финансовый учет - название говорит за себя. Это учет денежных средств по статьям финансового учета. Его можно отнести в состав бухгалтерского и налогового учета, однако большие компании выделяют его в отдельный блок, так как чем больше компания, тем тщательнее нужно планировать финансы и детальнее отражать проходящие операции на статьях финансового учета. Причем, бухгалтерские статьи финансового учета (для составления отчетности в налоговые органы) могут отличаться от управленческих статей (статей для принятия внутренних управленческих решений). Поэтому финансовый учет это и бухгалтерский учет и налоговый и управленческий учет одновременно. Небольшим и начинающим организациям мы рекомендуем планировать и вести финансовый учет практически так же, как ведут его крупные компании, то есть с детальным учетом по статьям, это нужно для анализа доходов и расходов и принятия руководством эффективных решений.

Документы, необходимые для ведения финансового учета относятся к бухгалтерской отчетности:

1. Бухгалтерский баланс
2. Отчет о финансовых результатах
3. Отчет об изменениях капитала
4. Отчет о движении денежных средств
5. Пояснения к отчетности

В зависимости от величины и планов вашей компании необходимо продумать необходимые показатели и отчеты для принятия решений и подобрать программное обеспечение для выбранных задач. Восстановление учета в данном случае предполагает восстановление бухгалтерского учета по требованиям Законодательства, а статьи финансового учета требуется проработать и создать только дополнительные. Восстановление учета по статьям требуется по тем статьям, которые являются обязательными для подготовки финансовой годовой отчетности. Проработать более детальные статьи требуется для принятия управленческих решений на будущее и по закону не является обязательным.

Под управленческим учетом понимается детализированный учет фактов хозяйственной деятельности, необходимый компании для принятия управленческих решений. Например, у компании может быть один склад, а может быть несколько. Тот факт, что компания вводит в работу несколько складов говорит, что компания ведет помимо регламентированного учета еще и управленческий. Компании так удобно и так важно, а значит это управленческий. Вся деятельность организации консолидируется и готовится в виде управленческих отчетов, которые нужны пользователям внутри компании для принятия управленческих решений. В то время как регламентированный учет ведется для внешних пользователей, для представления регламентированной отчетности и для принятия решений внешними пользователями в отношении вашей компании.

Современное программное обеспечение настолько широко функционально, что позволяет подобрать решения под все текущие и будущее задачи организации. Поэтому руководству компании нужно продумать план развития, определить цели и задачи, а специалисты по внедрению системы учета подберут программное обеспечение и оборудование под задачи компании.

Автоматизация учета предполагает подбор программного обеспечения и оборудования под нужды компании. Для подбора программного обеспечения и оборудования нужно определить следующие факторы. Все факторы являются приблизительными, достаточно определить цифровой коридор и основной перечень, чтобы оценить масштаб и задачи компании:

1. Количество и формы юридических лиц в группе компаний
2. Деятельность каждого юридического лица
3. Количество точек сбыта товаров и услуг
4. Количество точек закупки товаров, материалов и услуг
5. Количество сотрудников в каждом юридическом лице
6. Наличие производства и торговли в каких-либо юридических лицах
7. План взаимодействия между юридическими лицами группы компаний
8. Необходимые управленческие показатели для принятия управленческих решений
9. Другие факторы, которые могут повлиять на выбор программного обеспечения и оборудования

Наиболее популярные и используемые решения от 1С, среди которых подберется решение под ваши задачи:

1. 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ и КОРП (в т.ч. 1С:Упрощенка 8 и 1С:Предприниматель 8)
2. 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ и КОРП
3. 1С:Управление торговлей 8
4. 1С:Розница 8
5. 1С:Управление Холдингом 8
6. 1С:ERP Управление предприятием 2
7. 1С:Управление производственным предприятием 8
8. 1С:Комплексная автоматизация 8
9. 1С:Документооборот 8 ПРОФ и КОРП
10. 1С:Консолидация 8
11. 1С:Управление нашей фирмой 8
12. 1С:Налогоплательщик 8
13. 1С:Отчетность предпринимателя 8
14. 1С:Платежные документы 8
15. 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8
16. 1С:Деньги 8
17. И другие конфигурации

Наиболее используемое торговое оборудование:

1. Кассовый аппарат с передачей данных
2. Кассовый аппарат без передачи данных
3. POS-компьютер
4. Монитор, клавиатура
5. Фискальный регистратор
6. Сканер штрих-кода
7. RFID-считыватель
8. Считыватель магнитных карт
9. Дисплей покупателя
10. Экваринговый терминал
11. Весы с печатью этикеток
12. Принтер чеков
13. Принтер этикеток
14. Терминал сбора данных
15. Оборудование для упаковки

Комплект оборудования зависит от вида деятельности. Выше представлен пример набора торгового оборудования.

1. Зачем нужно восстанавливать учет?

Важнейшие принципы бухгалтерского учета - последовательность, непрерывность, достоверность. В связи с этим, если вы не своевременно и не последовательно отражали факты хозяйственной деятельности, то нужно эту последовательность восстановить, то есть восстановить учет.

2. Можно восстановить все виды учета сразу?

Да, мы восстанавливаем все виды учета.

3. Я ИП, какой учет мне нужно вести?

Если вы ИП без сотрудников и на УСН (6% или 15%) то вам нужно вести налоговый учет так же, как и ООО с таким же режимом налогообложения. То есть нужно вести книгу доходов и расходов. Отражать все хозяйственные операции, которые повлияли на размер итогового налога. Необходимо так же платить авансовые платежи по налогу УСН и страховые взносы за себя.

Если вы ИП с сотрудниками на УСН (6% или 15%), нужно вести все то же самое, что написано выше (для ИП без сотрудников), а так же кадровый учет. То есть нужно отражать не только факты хозяйственной деятельности, но и движение сотрудников (приемы, увольнения, кадровые переводы, иметь все локальные нормативные акты по этому поводу).

4. Как понять подходит ли мне УСН 6% или УСН 15% в чем отличие? В какой момент можно начать использовать УСН?

Если вы только что зарегистрировали юридическое лицо (ООО или ИП) или собираетесь это сделать, то уведомить налоговую о выбранном режиме УСН вы можете сразу в момент подачи документов на государственную регистрацию или в течение 30 дней с момента регистрации юридического лица. Для этого нужно подать уведомление о переходе на упрощенную систему налогообложения (форма № 26.2-1).

Если вы действующее ООО, то лимит работы на УСН в 2024 году доход (выручка) от всех видов деятельности по данному юридическому лицу в сумме не должны превышать 265,8 млн.руб. в течение 2024 года. А чтобы перейти на УСН с 2025 года выручка по итогам 9 месяцев 2024 года не должна превышать 337,5 млн.руб. При этом численность работников должна быть не более 130 человек и остаточная стоимость основных средств не более 150 млн.руб в 2024 году.

Если вы действующее ИП, то лимит для перехода на УСН с 2025 года для вас значения не имеет. А вот лимит для того чтобы остаться на УСН в 2024 году у ИП такой же, как у ООО, то есть 265,8 млн.руб. в течение 2024 года с численностью работников так же не более 130 человек.

Лимиты УСН меняются каждый год, поэтому нужно следить за новостями. Актуальные данные мы собираем в нашем блоге.

5. Как быть если я перестаю подпадать под УСН в текущем году?

Если по лимитам выручки в 2024 году вы перестаете подпадать под использование УСН, но вновь перейти на УСН вы можете только с 1 января 2026 года, подав заявление о переходе на УСН до конца 2025 года.

6. Всегда ли ставка УСН равна 6% или 15%?

Нет, ставка может быть 1% и 5% в зависимости от региона использования УСН.

7. Что такое АУСН? Для кого он?

АУСН - это автоматизированный УСН. Это отдельный режим налогообложения и он отличается от УСН. Используется на данный момент только в Москве и Московской области, Калужской области, республике Татарстан с 01 июля 2022 года по 31 декабря 2027 года. Особенностями этого вида налогообложения являются: ставка 8% и 20%, численность ООО и ИП до 5 человек, почти полное отсутствие отчетности и автоматический расчет налогов на основании данных ККТ и банков о совершенных расходах и полученных доходах.

8. Что такое повышенные ставки УСН?

Повышенные ставки УСН были введены в 2021 году и с 2025 года перестают использоваться. Суть их заключается в следующем: если ООО и ИП переходят за определенные лимиты выручки в течение года, то с периода превышения лимита начинается расчет налога по повышенным ставкам (8% и 20%). Однако, с 2025 года данные ставки прекращают использоваться и остаются только базовые ставки.

9. Что такое НДС для УСН?

C 2025 года все компании на УСН, выручка у которых превысила 60 млн.руб. за 2024 год обязаны платить НДС. НДС в размере 5% - если выручка за 2024 год была в пределах 60 - 250 млн.руб. и НДС 7% если выручка за 2024 год была в пределах 250 - 450 млн.руб. При данных ставках принять НДС к вычету нельзя. Если ООО или ИП хочет принимать НДС к вычету, то им необходимо использовать ставку НДС 20% (10% либо 0% для льготных категорий товаров).